(gabungan beberapa postingan, terakhir Iwanto Hartojo, #1467, 16 Januari 2009)
RE: [FonsVitaeAlumni] Agenda meeting 16 Januari 2009 (Jum’at)
Dear Laila,
Sekedar saran dan berbagi pengalaman saja dengan yang saya alami sewaktu mengadakan Reuni akbar angkatan saya.
1. Membuat aturan tentang milis, karena milis bisa berbalik menjadi alat untuk memecah belah kita semua jika ada orang yang menulis semaunya. Contohnya di milis kami ada aturan tertulis yang jelas tidak boleh membicarakan SARA. Jika tetap saja terjadi ada yang mulai menulis sesuatu diluar aturan, ketua alumni harus berani menengahi dan menyetop pembicaraan tersebut.
2. Saya membentuk tim pengurus Ikatan Alumni dulu, contoh konkritnya seperti Presiden SBY mengangkat para menteri – menterinya. Menteri – menteri anda harus yang mempunyai komitmen waktu, sehati dan mempunyai pandangan yang sama demi mensuksesan rencana kerja yang sudah digariskan.
3. Ikatan Alumni harus ada alamat, no telp dan sms, agar bisa mudah dihubungi dan menjadi news center kita
4. Masa bakti pengurus, berapa lama? Rencana kerja dari Pengurus ini apa? Contohnya : masa bakti Presiden RI 5 tahun dan rencana kerjanya ada REPELITA.
5. Sebaiknya ada Komisaris atau DPR nya agar jika pengurus (eksekutif) sedang ada masalah ada tempat bertanya dan bisa memberikan jalan keluar.
6. Mengenai acara reuni, bisa besar dan bisa juga kecil, kalau mau besar pakai Event Organizer dan biayanya bisa mencapai retusan juta Rp. Kalau dananya terbatas, penguruslah yang harus berkerja sendiri. Angkatan kami, tidak mempunyai dana banyak jadi pengurus harus mengkoordinir semuanya. Kami menghabiskan dana untuk acara di Rest Angke, Kelapa Gading lantai 4, +/- Rp75 juta. Dana itu kami dapat dari penjualan tiket dinner, sumbangan sukarela sesama alumni dan sponsor iklan di buku reuni (dari alumni yang sudah berhasil)
7. Uang yang dikumpulkan dan penggunaannya harus se transparan mungkin, ini uang masyarakat jadi yang saya lakukan adalah menyebarluaskan no rekening, user ID dan password internet banking BCA di milist serta menjelaskan setiap pengeluaran melalui milis, agar tidak menimbulkan hal yang tidak enak.
8. Yang paling sulit adalah menyebar luaskan berita reuni akbar ini, pada waktu itu kami tidak memiliki dana untuk gebyar – gebyar iklan jadi kami mengadakan reuni kecil setiap 4 bulan sekali selama 2 tahun. Reuni kecil itu seperti bola salju yang gulung menggulung menjadi besar. Konkritnya dari 40 orang reuni kecil kenjdai 200 orang pada reuni akbar.
Jika anda ada pertanyaan lainnya, silahkan menghubingi email saya dan dengan senang hati saya akan berbagi pengalaman dengan anda.
Iwanto Hartojo
PT. Warga Maju Gemilang
Jakarta – Indonesia
—–Original Message—–
From: FonsVitaeAlumni@yahoogroups.com [mailto:FonsVitaeAlumni@yahoogroups.com] On Behalf Of Chiquita Marijuana
Sent: Wednesday, January 14, 2009 1:01 PM
To: FonsVitaeAlumni@yahoogroups.com
Subject: RE: [FonsVitaeAlumni] Agenda meeting 16 Januari 2009 (Jum’at)
Makasih atas supportnya dan tentu akan kita perhatikan.
Pemilihan KAFE MEZZA karena (kupikir) lokasinya ditengah2 kota Jakarta gitu lho dan aku sdh pake tempat ini untuk mengumpulkan teman2 SMP-ku bulan lalu. Respons temen2 SMP-ku sih cukup baik mengenai tempat ini, karena yg dipakai adalah blok khusus/ eksklusif untuk peserta rapat.
Mengenai agenda acara adalah :
PERSIAPAN REUNI AKBAR 2009
1. Konsolidasi susunan anggota panitia: pembentukan koordinator angkatan.
2. Brainstorming tempat reuni: perkiraan jumlah peserta yang hadir, parkir, security, dll
3. Brainstorming perkiraan biaya reuni: perlu sukarelawan akuntan yg memonitor arus uang keluar dan masuk untuk reuni. Kelak setelah reuni, kita akan menetapkan susunan pengurus (dipilih per periode tertentu) ikatan alumni dan memilih BENDAHARA dan pengurus lainnya dari ikatan alumni.
4. Brainstorming rencana publikasi: perlu bantuan rekan yg saat ini bekerja di sektor pers dan media, barangkali bisa memberikan SPONSOR berupa iklan/ tayangan tentang rencana reuni.
5. Pembuatan peralatan pendukung pelaksanaan acara reuni berupa: poster, flyer, undangan, buku tahunan, pemberian tanda terima kasih kepada para suster dan guru (berupa materi atau uang tunai, akan ditetapkan kemudian).
6. Brainstorming rencana fundraising untuk mendanai acara.
PEMBENTUKAN IKATAN ALUMNI
1. Rencana Struktur Organisasi dan susunan Pengurus
2. Koordinasi dengan pihak sekolah dan bentuk hukum organisasi
3. Mencanangkan kegiatan ikatan alumni, misalnya:
a. Penerbitan BULETIN reguler mengenai ikatan alumni (menampilkan profil, aktivitas, prestasi, dll) dari alumni dan juga aktivitas reguler siswa SMU FV 1 yg sedang bersekolah disana.
b. mengaktifkan kembali aktivitas alumnus yg pernah dilakukan di SMA, misalnya Paduan Suara alumnus (fyi, tahun 1984 – 1986, SMU Fons Vitae adalah JAWARA Paduan Suara di Jakarta dan beberapa piala kemenangan tingkat regional mungkin masih ada disimpan di sekolah), sport activities, outdoor activities, interaksi GRAPALA dgn alumnus, dll.
c. Brainstorming other activities yg mungkin dilakukan ikatan alumni (selaku KAKAK) dan kemungkinan bersinergi dengan aktivitas eskul pada ADIK kita di SMU Fons Vitae kini, sehingga diharapkan nantinya bisa meningkatkan lagi kualitas lulusan SMU.
Demikian susunan agenda yang tleah saya persiapak. Mohon FFEDBACK anda sekalian.
